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Comment créer une signature d’email professionnelle avec HubSpot ?

signature d’email professionnelle avec HubSpot

Dans ce monde moderne, le mail est l’outil de communication le plus courant et le plus utilisé, notamment dans les entreprises et les PME.

La meilleure façon de rendre le mail plus sûr et plus professionnel est d’utiliser une signature de mail. Un mail signé garantit au destinataire qu’il a affaire à la bonne personne ou à la bonne entreprise.

Dans cet article nous allons découvrir l’importance d’une signature d’email, et les raisons de passer par HubSpot ?

Pourquoi utiliser une signature d’email pour son activité professionnelle ?

Qu’est-ce qu’une signature d’email ?

Une signature de courriel a le même rôle qu’une signature manuscrite sur un document papier. Il certifie et authentifie le document.

Dans un mail, la signature électronique est généralement intégrée au contenu en bas de la page. Pour ce faire, on insère un fichier indiquant l’identité et la profession de l’auteur de l’e-mail.

La signature électronique est semblable à une carte de visite, contenant non seulement des informations sur la personne, mais aussi des liens vers des sites web.

Il permet au destinataire de vérifier l’identité de la personne avec laquelle il échange des messages.

Quelle est la fonction de la signature d’email ?

Le but d’une signature de courriel est de garantir l’intégrité de l’échange et d’authentifier l’expéditeur. Cela vous permet de vérifier l’origine de vos informations numériques.

Il peut protéger non seulement les courriels, mais aussi d’autres fichiers confidentiels.

Une signature d’email garantit également l’intégrité des données contenues dans le courriel. Ainsi, le destinataire peut être assuré que ces données ne peuvent être consultées, manipulées ou modifiées par quiconque.

Dans le domaine juridique, la signature d’un courriel peut être utilisée comme preuve valable et indique l’origine du mail.

Quel est l’intérêt d’une signature d’email bien soignée ?

Il est également important de bien concevoir votre signature de courriel car, comme nous l’avons vu, le courriel est l’outil de communication le plus utilisé dans la vie professionnelle.

Une signature électronique bien conçue ajoute une dimension authentique et sérieuse à votre correspondance avec vos clients, partenaires et fournisseurs.

Votre signature de courriel est la dernière impression que vous laissez à vos contacts, elle doit donc être bien réalisée.

Conseils pour réussir sa signature d’email

Déclarez clairement votre identité

Cela peut sembler évident, mais nous tenons à vous rappeler que votre signature d’email doit indiquer clairement qui vous êtes.

Il ne suffit pas d’écrire votre nom et votre prénom. Vous devez apporter plus d’informations comme votre fonction ou votre poste dans l’entreprise. En fait, il s’agit d’une carte de visite virtuelle.

Suggérez d’autres moyens de vous contacter

Votre correspondant peut préférer vous contacter par d’autres moyens que par mail.

Votre signature doit comprendre au moins votre numéro de téléphone et votre adresse mail. Vous pouvez également ajouter votre adresse, votre nom Skype, des liens vers vos réseaux sociaux ou vers votre application de prise de rendez-vous.

Même si votre destinataire répond par mail, il verra que vous êtes une personne facile à joindre.

Insérer un lien vers votre agenda personnel facilite la prise de rendez-vous avec vos destinataires. En un seul clic, ils peuvent accéder à votre calendrier et réserver un appel ou une réunion avec vous.

Ajoutez  une photo de profil

En incluant une photo de profil dans votre signature, vos destinataires sauront qui vous êtes. Pour être plus professionnel, il est recommandé d’utiliser la même photo sur tous vos réseaux sociaux. La photo doit marquer votre sérieux et votre professionnalisme.

Développez un design clair

Si vous utilisez un générateur de signature de mail comme Hubspot, vous pourrez facilement personnaliser son apparence.

Toutefois, veillez à ce que le design soit épuré et à ne pas inclure trop d’éléments. La signature ne doit pas être trop longue et ne doit pas dépasser 8 lignes.

Sélectionnez uniquement les informations les plus importantes à afficher. Par exemple, n’indiquez pas de liens vers vos réseaux sociaux si vous n’êtes que rarement actif.

Limitez également le nombre de polices et de couleurs utilisées. Gardez un langage clair et simple pour une signature plus conviviale.

Pourquoi et comment créer une signature d’email avec HubSpot ?

Le générateur de signature d’email de HubSpot est un outil qui offre un design simple mais moderne. Les informations essentielles sont contenues dans les signatures générées par l’outil et peuvent être largement personnalisées. Il vous permet également d’intégrer un appel à l’action qui redirige le destinataire vers un contenu. Un autre avantage de cet outil c’est qu’il est gratuit.

Voici donc les étapes à suivre pour générer une signature d’email à partir de HubSpot :

1-Sélectionnez un modèle

Ici, nous choisissons un modèle pour créer la signature. Vous pouvez choisir n’importe lequel des six modèles professionnels gratuits qui vous plaisent et qui pourraient correspondre à votre style et à l’image de votre entreprise.

2. Saisissez votre nom

Remplissez votre nom et prénom dans les champs indiqués. Vous pouvez également compléter votre poste actuel dans l’entreprise ou votre fonction, ainsi que le département et l’entreprise auxquels vous appartenez. Ces informations sont également facultatives si vous souhaitez conserver un caractère un peu plus privé.

3. Ajoutez les informations de contact

C’est ici que nous ajoutons un numéro de contact, une adresse, une adresse mail et un site Web.

4. Insérez une image

Téléchargez une image d’aspect professionnel à utiliser comme logo. C’est l’un des éléments les plus importants lors de la création d’une signature d’email. Le logo peut être celui de votre entreprise, ou celui de la société si vous êtes le dirigeant. Vous pouvez placer le lien du logo que vous avez choisi dans la case vide prévue à cet effet dans l’outil.

5. Personnalisez le modèle

Maintenant, vous pouvez personnaliser votre signature avec du texte, des couleurs et des polices.

6. Créez la signature

À présent, cliquez sur le bouton « Créer la signature » sous votre modèle et vous avez enfin créé votre signature d’email professionnelle. Vous pouvez la copier et l’ajouter à vos mails en cliquant sur « Copier la signature ».

Conclusion

Nous espérons que cet article vous a aidé à découvrir l’intérêt de la signature d’email. Pour créer une signature d’email professionnelle, faites confiance au meilleur et choisissez HubSpot ! Et si vous avez des questions ou des conseils à ce sujet, déposez-les dans les commentaires ci-dessous.

Written by Mathias G.

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